Условия участия в VI выставке-ярмарке Санкт-Петербургский Международный Книжный Салон 2011

1. Работа выставки

Монтаж
19 апреля, 9:00-20:00 Монтаж стендового оборудования и крупногабаритных экспонатов.
20 апреля, 9:00-22:00 Монтаж стендового оборудования и крупногабаритных экспонатов.
15:00-22:00 Заезд участников, оформление стендов, размещение экспонатов.

Работа выставки
21 апреля
9:00-10:00 Вход участников в павильон.
10:00-19:00 Выставка открыта для посетителей.
13:00 Официальное открытие выставки
19:00-19:30 Выход участников c территории комплекса

22 апреля
09:00-10:00 Вход участников в павильон.
10:00-19:00 Выставка открыта для посетителей.
19:00-19:30 Выход участников с территории комплекса.

23 апреля
09:00-10:00 Вход участников в павильон.
10:00-19:00 Выставка открыта для посетителей.
19:00-19:30 Выход участников с территории комплекса.

24 апреля
09:00-10:00 Вход участников в павильон.
10:00-17:00 Выставка открыта для посетителей.
17:00 Закрытие выставки
Демонтаж
24 апреля
17:00-22:00 Демонтаж экспозиции, выезд участников.
25 апреля
9:00-12:00 Демонтаж экспозиции, выезд участников.
12:00-20:00 Демонтаж стендового оборудования, вывоз крупногабаритных экспонатов.

Примечание
В случае увеличения сроков монтажа или демонтажа экспозиции по просьбе участника, дополнительная оплата составляет 120 руб. в час за 1 кв. м арендованной площади, но не менее 6000 руб. в 1 час (без учёта НДС).

2. Стоимость участия

Регистрационный сбор с каждой заявленной организации – 4700,00 руб (без учета НДС 18%) – обязательный платеж для всех организаций, регистрирующихся в качестве участников выставки.

Стоимость аренды выставочной площади и строительства выставочного модуля:
Необорудованная выставочная площадь – 4400,00 руб (без учета НДС 18%) за 1 кв.м. Минимальная заказываемая площадь 9 кв.м.
Оборудованная выставочная площадь в павильоне 7 – 6200,00 руб (без учета НДС 18%) за 1 кв.м. Минимальная заказываемая площадь 4 кв.м.
Оборудованная выставочная площадь включает аренду выставочной площади и строительство типового выставочного стенда. Комплектация типового выставочного стенда включает - стеновые панели, ковровое покрытие, фризовую панель с названием организации, хозяйственную выгородку с занавеской, вешалку настенную, корзину для бумаг, один стол, два стула, полки настенные из расчета 2 полки на 1 кв.м. стенда, подключение электроэнергии до 1.5 кВт

Рабочее место в павильоне 7 - 8300,00 руб (без учета НДС 18%)
Рабочее место включает - стол 1шт, стул 1шт, аккредитационное удостоверение 1шт.
Цена указана за весь период выставки. Рабочие места предоставляются в строго определенном месте. Количество рабочих мест ограничено. Организаторы имеют право отказать в представлении на выставке той или иной продукции без объяснения причин. Регистрационный сбор оплачивается дополнительно.

Заочное (информационное) участие (размещение информации о компании на стенде заочного участия, размещение информации в каталоге выставки) - 3800,00 руб (без учета НДС 18%). Регистрационный сбор оплачивается дополнительно.

Открытая выставочная площадь (в зоне уличной торговли у павильона 7)
Необорудованная выставочная площадь – 2120,00 руб (без учета НДС 18%) за 1 кв.м. Минимальная заказываемая площадь 4 кв.м. Регистрационный сбор оплачивается дополнительно.

При заказе стенда (выставочной площади) повышенной обзорности применяются следующие повышающие коэффициенты:
«Угол» (открыты 2 стороны) +5% к базовой цене (коэффициент применяется для стендов от 9 кв.м.)
«Торец» (открыты 3 стороны) +7% к базовой цене (минимальный размер стенда 12 кв.м.)
«Остров» (открыты 4 стороны) +10% к базовой цене (минимальный размер стенда 20 кв.м.)

Скидки:
Скидка в размере -5 % от стоимости необорудованной площади при полной оплате счета до 1 января 2011 года.
Скидка в размере -7 % от стоимости необорудованной площади при заказе площади, более 25 квадратных метров
Скидки суммируются.

Специальные условия:
При заказе необорудованной выставочной площади свыше 600 кв.м. устанавливаются специальные условия участия – 2450,00 руб (без учета НДС 18%) за 1 кв.м. необорудованной площади. Данные условия не распространяются на заказ выставочной площади для коллективных стендов.

При заказе необорудованной площади стоимость строительства стенда составит:

Стоимость индивидуальной застройки от 4500 руб. за кв.м. + НДС 18%
Стоимость строительства стандартного модуля от 2337,5 руб. за кв.м. + НДС 18%

3. Оформление и оплата участия

Организация, желающая принять участие в выставке, направляет в адрес Ленэкспо в срок до 31 марта 2011 года заполненную и подписанную «Заявку на участие в выставке» (ФОРМА 1), заказы на дополнительные услуги, информацию для каталога, и заключает договор с ОАО «Ленэкспо» на участие в выставке (бланки заявки и заказов и образец договора прилагаются).
Минимальная арендуемая выставочная площадь составляет 4 кв.м. при заказе оборудованной выставочной площади и 9 кв.м. при заказе необорудованной выставочной площади.
Полная оплата стоимости участия в выставке должна быть произведена не позднее 7 апреля 2011 года. Платеж подтверждается копией платежного поручения с отметкой банка об оплате полной суммы заказанных услуг и НДС (18%). В платежном поручении необходимо указать: «Взнос за участие в выставке «Санкт-Петербургский международный книжный салон – 2011».
Место расположения стенда Участника считается зарезервированным только после оплаты авансового платежа в размере 100% от стоимости заказанной площади и 100% регистрационного сбора (оплачивается в течение 7 банковских дней со дня выставления счета). Окончательный расчет за участие осуществляется не позднее 7 апреля 2011 года.
В случае невыполнения установленных сроков платежей Организаторы оставляют за собой право изменить месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом Участника, а также отказаться от предоставления Участнику услуг, указанных в его Заявке.
ВНИМАНИЕ!
Без проведения предварительной 100 % оплаты экспоненты на выставку не допускаются и строительство стендов не производится.

4. Изменение площади или отказ от участия

При отказе от участия в выставке до 31 марта 2011 года экспонент несет штрафные санкции в размере 50% от стоимости участия.
При отказе от участия в выставке после 31 марта 2011 года экспонент несет штрафные санкции в размере 100% от стоимости участия.
В случае сокращения Участником площади стенда, организатор оставляет за собой право изменить месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом Участника.
Выставочные площади, оплаченные и не занятые участником за 12 часов до открытия выставки, рассматриваются как свободные. Организаторы вправе распорядиться ими по своему усмотрению. В этом случае средства участнику не возвращаются.

5. Строительство выставочных стендов

5.1 Оборудованная площадь
При заказе оборудованной выставочной площади, участник заполняет Форму 6, в которой указывает необходимую комплектацию выставочного стенда, а также его план с указанием оборудования (столы, стулья, витрины и т.п.)
В стоимость оборудованной площади входят: стены и перегородки, ковровое покрытие, 1 стол, настенная вешалка, фризовая панель, 2 стула, выгородка с занавеской, 2 книжные полки на 1 кв.м., корзина для мусора, подключение электроэнергии до 1.5 кВт

Внимание! Заказ дополнительного выставочного оборудования:
с 04 апреля по 15 апреля 2011 года производится по ставкам, умноженным на коэффициент 1,5
после 15 апреля 2011 года только при наличии технической возможности по ставкам с коэффициентом 2,0

5.2 Необорудованная площадь
При заказе необорудованной выставочной площади и самостоятельной застройке выставочной площади Участник обязан согласовать с Организаторами все технические параметры стенда. Полный перечень необходимых документов и сертификатов можно получить отделе технического контроля генерального застройщика экспозиции:

5.3 Заказ электрооборудования и подключение электроэнергии
В стоимость оборудованной площади входит электроподключение стенда до 1.5 кВт. Данной мощности достаточно для подключения типового освещения, подключения ноутбука, аудио-видео оборудования, зарядных устройств мобильных телефонов. Обращаем ваше внимание, что электророзетки и осветительные приборы НЕ ВХОДЯТ в стандартное оборудование стенда. Для заказа электрооборудования Вам необходимо заполнить Форму 6. Участники, планирующие использование электрооборудования большей мощности, а также те, кто заказывает необорудованную площадь и производит самостоятельную застройку, должны заполнить Форму 7 с указанием необходимой мощности подключения.

5.4 Размещение специальных ферм, баннеров, плакатов, воздушных шаров и т.п. на конструкциях перекрытий павильонов
Размещение специальных ферм, баннеров, плакатов, воздушных шаров и т.п. на конструкциях перекрытий павильонов разрешается только после согласования с Организаторами выставки. Для заказа подвесов необходимо заполнить Форму 5-2.

6. Каталог

Участник получает каталог выставки с информацией на русском и английском языке, где бесплатно размещается информация о нём в объёме не более 500 печатных знаков (с учетом пробелов) на каждом из языков. В случае если от Участника до 31 марта 2011 года не поступит в электронном виде заполненной Формы 2, Организатор помещает в каталоге почтовые реквизиты Участника по имеющимся данным и не несет ответственности за возможные неточности.
Информация, превышающая 500 печатных знаков, рассматривается как реклама и оплачивается в соответствии с расценками на рекламу в каталоге выставке (см. Форму 5-1).

7. Программа мероприятий

Информация о всех мероприятиях, проводимых в рамках выставки будет помещена в Программу мероприятий выставки. Для бесплатного размещения информации, о проводимых Участником мероприятиях, необходимо заполнить Форму 3. При необходимости заказа конференц-зала, Участник должен заполнить Форму 4, а также согласовать с Оргкомитетом желаемое время и место проведения мероприятия.

8. Реклама

8.1 Печатные материалы. Участники могут разместить рекламную информацию о своей организации в печатных материалах выставки (каталог, программа мероприятий, план-навигатор), разместить информацию в павильоне, а также на территории выставочного комплекса. Для этого необходимо заполнить Форму 5-1.
8.2 Реклама на территории выставочного комплекса. Участники выставки могут разместить наружную рекламу на территории выставочного комплекса «Ленэкспо»; разместить видеорекламу, транслируемую в период проведения выставки на плазменные экраны, установленные во всех выставочных павильонах; делать объявления и давать рекламу по радиотрансляции в павильонах и на территории выставочного комплекса. Для заказа рекламы необходимо заполнить Форму 5-2.

9. Дополнительные работы и услуги

Участники могут воспользоваться всеми услугами, предоставляемыми ОАО "Ленэкспо". С полным перечнем услуг и их стоимостью можно ознакомиться в разделе Участникам. Для заказа необходимых услуг и дополнительного оборудования необходимо заполнить Форму 7.

10. Туристические услуги

Участники выставки могут воспользоваться специальными ценами на услуги проживания в гостиницах Санкт-Петербурга во время проведения выставки, заказ трансферов и билетов, а также воспользоваться другими услугами, предлагаемыми туристической фирмой "Ленэкспо". Для заказа услуг необходимо заполнить Форму 8.

11. Обработка грузов

Все транспортно-экспедиторские услуги и выполнение связанных с данными услугами таможенных формальностей и работ на территории Ленэкспо могут осуществляться только ООО «Пан-БалтСервис», которое обладает эксклюзивным правом на осуществление данных операций.
Участник либо его Экспедитор обязаны не позднее, чем за два месяца до начала выставки заключить отдельный контракт с ООО «Пан-БалтСервис» на выполнение вышеуказанных работ.

12. Пропуска на автомобили и аккредитации для участников

В период монтажа и демонтажа выставки участники могут получить в Сервис-бюро Ленэкспо бесплатные пропуска на автомобили для ввоза/вывоза оборудования. Пропуска выдаются только при условии 100% оплаты участия в выставке и всех дополнительно заказанных услуг. Для организаций заказывающих необорудованную площадь выдача пропусков осуществляется только после получения согласования от службы технического контроля (см. п. 5.2).
Въезд автомобилей на территорию ВК «Ленэкспо» во время проведения выставки только по платным пропускам. Приобрести пропуск можно в Сервис-бюро ВК «Ленэкспо».
Участник имеет право на получение бесплатных аккредитаций (беджей) для своих сотрудников и обслуживающего персонала, работающего на выставке из расчёта: 4 кв.м. - 2шт, 6 кв.м. – 3шт. 9кв.м. – 4 шт, от 11 до 20 кв.м. - 6шт, от 21 до 30 кв.м. - 8шт, свыше 31 кв.м. - 10шт. Дополнительные аккредитации можно прибрести в Сервис-бюро по существующим расценкам.

13. Пригласительные билеты

Участник имеет право на получение 10-ти бесплатных пригласительных билетов на выставку плюс 1 билет за каждые 4 кв.м. заказанной выставочной пощади. Дополнительные входные билеты можно приобрести в кассе Ленэкспо по существующим расценкам.

14. Охрана и безопасность

Участник обязан предпринимать все возможные и необходимые меры для обеспечения безопасности собственного персонала, персонала Ленэкспо и третьих лиц, а также для обеспечения сохранности павильонов и выставочного оборудования, принадлежащего Ленэкспо.
В случае утраты или повреждения арендованного оборудования и инвентаря в результате действия или бездействия Участника, последний обязуется возместить Ленэкспо все убытки в полном объеме.
Ленэкспо обеспечивает режим общей охраны выставки, круглосуточную охрану общественного порядка на территории выставочного комплекса, не осуществляя при этом индивидуальную охрану экспонатов и другого имущества Участников.
Ленэкспо не несет ответственности за пропажу или повреждение экспонатов или других материальных ценностей, принадлежащих Участнику, а также вред, причиненный третьими лицами личности или имуществу лиц, работающих у Участника.
В случае необходимости на основании дополнительной заявки и за дополнительную плату может быть организована индивидуальная охрана стенда Участника силами уполномоченной охранной фирмы ООО «ОП «Юнион».

15. Соблюдение авторских и смежных прав

В случае публичного исполнения произведений (представление произведений, фонограмм, исполнений, постановок посредством игры, декламации, пения, танца в живом исполнении или с помощью технических средств; показ кадров аудиовизуального произведения) на выставке, Участник самостоятельно заключает соглашения и производит все расчеты (платежи), связанные с использованием им, его сотрудниками и/или контрагентами объектов авторского и смежных прав в период и/или в связи с действием договора на участие в выставке и представляет Организатору заверенные копии данных соглашений не позднее дня начала выставки.

В случае предъявления любого рода претензий, исков к Ленэкспо, связанных с использованием Участником или привлеченными им третьими лицами на территории ОАО «Ленэкспо» объектов авторского и смежных прав, Участник обязуется во внесудебном порядке возместить Ленэкспо все убытки, связанные с указанными претензиями и исками, включая суммы исковых требований.

16. Пожарная безопасность на территории Выставочного комплекса "Ленэкспо" и Общие условия участия в выставках.

Все Участники выставки обязаны выполнять все положения Общих условий участия в выставках на территории выставочного комплекса "Ленэкспо", в том числе и Инструкции о мерах пожарной безопасности при монтаже (демонтаже) экспозиции и проведении выставочных мероприятий в павильонах и на открытых площадках ОАО "Ленэкспо".

17. Правила работы на стенде

Все участники выставки должны обеспечить присутствие своих сотрудников на рабочем месте в течение всего периода проведения выставки. Сотрудники, работающие на выставке, должны быть на рабочем месте не менее чем за 15 минут до начала работы выставки.

Стенд и действия Участника не должны мешать работе других участников выставки.

Уровень звука музыкального сопровождения рекламных мероприятий, презентаций или других действий, проводимых самим экспонентом либо по его поручению, не должен превышать 70 дб на границе стенда экспонента. По требованию Организаторов Участник обязан уменьшить уровень громкости звукоусилительного оборудования.

Участник может начать демонтаж экспозиции и завершить работу на выставке только после ее закрытия в 17:00 24 апреля 2011 года (см. п.1. «Условий участия»).

Участник не имеет права передавать права и обязательства по договору, заключенному с ОАО "Ленэкспо" на участие в выставке третьим лицам.

Участник обязан соблюдать «Общие условия участия в выставках на территории выставочного комплекса Ленэкспо».

Участник располагает свою экспозицию строго в пределах заказанной выставочной площади. При самовольном увеличении занимаемой выставочной площади, Участник оплачивает дополнительную площадь по ставкам, указанным в п.2 настоящих "Условий участия".

При несоблюдении Участником настоящих «Условий участия» он не допускается к участию в выставке.